Antwoord vragen art. 43 RvO inzake persoonlijk contact bij Vergunningen.
Sittard-Geleen, 20 mei 2025
VERZONDEN 22 MEI 2025
Geachte heer Claessens,
Op 9 april 2025 ontvingen wij uw brief met vragen ex artikel 43 RvO. Aanleiding voor uw
vragen vormde een artikel in dagblad De Limburger een artikel met de titel;
Vergunningsambtenaren Maastricht komen het kantoor uit: ‘Je kunt het eigenlijk nooit
goed doen’. Strekking van het artikel was dat architecten vroeger gewoon konden
binnenlopen bij een gemeentelijke afdeling vergunningen, maar dat tegenwoordig alles
digitaal gaat, tot frustratie van velen. In Maastricht keren het persoonlijke gesprek en
ambtelijk bezoek terug.
Persoonlijk contact zo stelt u, kan bijdragen aan het reduceren van frustratie.
In uw brief stelt u hiertoe een aantal vragen naar aanleiding van dit artikel.
Hieronder treft u de antwoorden op uw vragen aan.
Vraag 1 Persoonlijk contact en toegankelijkheid:
Welke stappen heeft de gemeente Sittard-Geleen ondernomen om het persoonlijk
contact met aanvragers van vergunningen te bevorderen? Zijn er plannen om meer faceto-
face gesprekken te faciliteren, zoals intakegesprekken, om de ervaringen van
inwoners te verbeteren? Hoe ziet de gemeente een en ander tot een fysieke
mogelijkheid in relatie tot de nieuwe huisvesting?
De gemeente heeft dienstverlening aan inwoners en bedrijven hoog in het vaandel
staan. Naast de bestaande digitale platforms die inwoners en bedrijven gebruiken
om een vergunningaanvraag in procedure te brengen, zoals
www.omqevinqsloket.nl,www.reqeldit.nl (EvenementAssistent) en digitale
formulieren via de gemeentelijke website, is de primaire ingang voor (persoonlijk)
contact ‘balievergunningen’. Dit contactpunt functioneert primair als een
telefonische helpdesk om uiteenlopende vragen te beantwoorden.
Daarnaast zijn de volgende mailboxen ingericht voor het stellen van vragen:
- Balieverqunninqen@sittard-qeleen.nl
- overiqeverqunninqen@sittard-qeleen.nl
- horecaloket@sittard-qeleen.nl
Met de hier geboden contactmogelijkheden kan een groot deel van de vragen van
inwoners, bedrijven en verenigingen worden beantwoord.
Als gedurende de beoordelingsproces blijkt dat het traject gebaat is bij
persoonlijk contact, dan wordt hiertoe een afspraak ingepland tussen bijvoorbeeld
behandelaar, aanvrager, adviseur, vakinhoudelijk ambtenaar en/of het
ondernemerscontact.
Over concrete plannen om persoonlijke gesprekken te faciliteren wordt verder
verwezen naar de beantwoording van vraag 5.
De ambitie is om na de nieuwbouw van de ambtelijke huisvesting in de nieuwe
stadswinkel een (fysieke) baliefunctie in te richten waar inwoners, bedrijven en
verenigingen op afspraak terecht kunnen met vragen.
Vraag 2 Behandelingstijden van vergunningen:
Wat is momenteel de gemiddelde behandeltijd voor vergunningen in Sittard-Geleen?
Hoe verhouden deze tijden zich ten opzichte van andere gemeenten? Welk percentage
van de aanvragen wordt binnen de daarvoor gestelde termijn afgehandeld?
Gestreefd wordt om vergunningaanvragen af te handelen binnen de daarvoor
gestelde termijnen. Deze termijnen zijn vastgelegd in wet- en regelgeving. Wij
sturen specifiek voor omgevingsvergunningen aan op het voeren van vooroverleg
om zodoende tot snelle afwikkeling van de feitelijke vergunningaanvraag te
komen. Momenteel wordt gewerkt aan een dashboard om de procedure van
vooroverleg inzichtelijk te maken, zodat afhandeltermijnen inzichtelijk worden en
op basis daarvan bekeken kan worden waar verdere versnelling mogelijk is. Dit is
naar verwachting in december gereed.
Omgevingsvergunningen worden nu in 89,56% van de aanvragen binnen de
wettelijke termijn afgehandeld. De gemiddelde behandelduur van
omgevingsvergunningen bedraagt iets meer dan 7 weken.
Er zijn hierover geen actuele benchmarkgegevens van andere gemeenten
beschikbaar.
Vraag 3 Verantwoordelijkheid en verwachting:
Hoe zorgt de gemeente ervoor dat inwoners en ontwikkelaars een realistische
inschatting krijgen van de doorlooptijden en mogelijke obstakels bij het aanvragen van
vergunningen?
Zie antwoord op vraag 2.
In aanvulling op het bij vraag 2 gegeven antwoord merken wij op dat via de
website van de gemeente – per soort vergunning – uitgebreide informatie wordt
geboden aan inwoners, bedrijven en verenigingen over de procedures die gelden
voor de door hen te ondernemen (bouw)activiteiten. Daarnaast wordt in de
ontvangst-/procedurebevestiging uitleg gegeven over de geldende doorlooptijden
en verplichtingen.
Vraag 4 Personeelsbezetting en capaciteit:
Gezien de recente toename van vergunningsaanvragen, hoe waardeert u de huidige
capaciteit van de afdeling vergunningen? Zijn er plannen om het team uit te breiden om
aan de vraag te voldoen, en zo ja, op welke termijn?
Net als elders op de arbeidsmarkt is het vinden van goed opgeleide en ervaren
medewerkers steeds lastiger. Deze krapte leidt er eveneens toe dat vaste
medewerkers sneller afscheid nemen. Het is bovendien een uitdaging om nieuwe
ervaren medewerkers te vinden en aan onze organisatie te binden.
Wij richten de capaciteit van het team primair in, volgens de toegewezen capaciteit
in het functieboek. Pieken in de werkdruk worden opgevangen met inhuur van
tijdelijke medewerkers; de flexibele schil. Wij constateren dat dit een relatief grote
flexibele schil betreft en onderzoeken of het werken met een flexibele schil
toekomstbestendig is en of de formatie voldoende is afgestemd op het aantal
aanvragen.
Vraag 5 Participatie en inspraak:
Hoe betrekt de gemeente inwoners en belanghebbenden bij het vergunning proces? Zijn
er initiatieven om participatie te vergroten en ervoor te zorgen dat de stem van de buurt
serieus wordt genomen?
Het college wil bij het vormgeven van participatie een belangrijke faciliterende rol
vervullen gebaseerd op o.a. de nota Participatie Initiatiefnemers Omgevingswet
Sittard-Geleen uit 2024. Thans is het college bezig om deze uitgangspunten op
participatie te implementeren in werkprocessen en is per 1 april jl. een
participatieadviseur aangesteld. Deze participatieadviseur heeft o.a. tot taak om
initiatiefnemers te begeleiden bij het vormgeven van het participatieproces,
waarbij de inzet van participatie zoveel als mogelijk wordt afgestemd op de aard
en inhoud van de impact van het initiatief op de fysieke leefomgeving. In die zin
wordt participatie vooral gezien als een maatwerkproces.
Vraag 6 Communicatie en informatie:
Hoe zorgt de gemeente ervoor dat de communicatie rondom vergunningaanvragen
transparant en toegankelijk is voor alle inwoners? Zijn er plannen voor het verbeteren
van de informatievoorziening?
Communicatie over vergunningaanvragen en verleende vergunningen vindt
enerzijds plaats overeenkomstig de wettelijk gegeven voorschriften via publicatie
van besluiten op www.overheid.nl. Anderzijds wordt met de uitvoering van het
onder vraag 5 toegelichte participatiebeleid ingezet op een optimale en
vroegtijdige betrokkenheid van belanghebbenden bij relevante initiatieven in de
fysieke leefomgeving.
Vraag 7 Feedback en Evaluatie Is er een systeem ingesteld voor feedback van inwoners en ontwikkelaars over hun
ervaringen met het vergunning proces? Hoe wordt deze feedback gebruikt om
verbeteringen door te voeren?
Wij denken na over de ontwikkeling van instrumenten om de kwaliteit van de
dienstverlening te meten. Wij zien uw vraag dan ook als suggestie en nemen deze
mee bij de verdere uitwerking van deze instrumenten.
Hoogachtend,
Burgemeester en wethouders van Sittard-Geleen.
Beantwoording inzake persoonlijk contact bij vergunningen